「イベントの予約管理が大変」といった課題は、多くの保育園に共通しています。イベントや園見学の受付業務は、電話やメール対応に追われ、先生方の貴重な時間を奪う原因となってしまいがちです。
たかさごスクールセントラル様も、かつては電話とメールでオープンスクールの受付を行っていました。電話は平日の先生が園にいる時間しか対応できないため、保護者さん側にも不便さがありました。
本コラムでは、イベント運営を劇的に変えた、たかさごスクールセントラル様の具体的なLINE活用の事例をご紹介します。
導入直後の不安を上回った「24時間申込」の利便性
たかさごスクールセントラル様がLINE公式アカウントを導入したのは、今から約4年前。保育園業界での成功事例がまだ少なかった頃の、勇気ある決断でした。
新しい試みには、現場の先生方にも当然不安があったと言います。この不安を大きく上回ったのが、LINEが持つ「手軽さ」と「利便性」でした。
LINEはほとんどの人が日常的に使い慣れているツールです。そのため、特別なアプリをダウンロードしたり、新しい操作を覚えたりする必要がありません。
保護者さんは、時間や曜日を気にせず、思い立った時にスマートフォンから24時間いつでも、オープンスクールやイベントの申し込みを完了できるようになりました。
また、LINE導入前は、イベント申し込みに対して、以下のような多くの事務作業が発生していました。
・電話・メールでの申し込み対応
・受付確認のメールを手動で送信
・参加者名簿を手作業で作成
・イベント後のアンケート依頼メールを送信
LINE導入後は、これらすべての作業が自動で一括完了するようになりました。小笠原先生は、「本当に業務の負担が大きく軽減されました」と、その効果を実感されています。
負担軽減が生んだ「イベントの質の向上」という好循環
事務作業の負担が軽減されたことは、単なる業務効率化に留まりませんでした。
たかさごスクールセントラル様では、LINE導入からイベントの数が倍以上に増加しています。これは、先生方が本来注力すべき「保育業務」や「イベントの企画」に時間を割けるようになった結果です。
イベントのアイデアは、保護者さんの意見も参考にしつつ、主に現場の先生方から生まれています。
小笠原先生によると、先生たちが「こんなことをしたら、お子さんたちや地域の方々に喜んでもらえるのではないか」という思いからアイデアを出し、「こんなことならできる」という実現可能なものをイベント開催に繋げているそうです。
事務作業の軽減という「ゆとり」が、先生方の「創造性」を引き出し、次々と魅力的なイベントを生み出す原動力となっているのです。
さらに、LINEでの予約管理が浸透した結果、保護者さんからの評判も非常に高まっています。
「イベントの枠がすぐに埋まってしまうけれど、キャンセル待ちはありますか」といった意見が多く寄せられるそうで、これは「この園のイベントに参加したい」という地域の方々の熱意の現れです。LINEという身近なツールで気軽に告知・申込ができるようになったことで、イベントへの関心と参加意欲が劇的に向上しました。
事務作業の究極の効率化「QRコード受付」
たかさごスクールセントラル様では、LINEの利便性をさらに高めるために、独自の効率化システムを採用しています。それが、イベント当日の「QRコード受付」です。
参加した保護者さんが受付に到着した際、QRコードを読み取るだけで受付完了となります。
これにより、当日の受付対応もスムーズになり、参加者名簿の確認や、イベント後のアンケートのお願いまでがすべてLINE上で自動的に完結する仕組みが構築されました。
この事務作業の究極の効率化は、先生方がイベント当日、参加者であるお子さんや保護者さんとの関わりに集中できるという、最も重要なメリットを生み出しています。
まとめ
樋口園長先生は、新しいことに前向きに取り組む原動力として、「地域の方に園の活動を知ってもらいたい」「発信しなければ伝わらない」という強い信念を挙げられています。そして、「職員の負担にならないものであれば、積極的に取り組んでいきたい」という姿勢を貫かれています。
LINE公式アカウントの導入は、その信念を実現するための「継続できる仕組み」を提供しました。
LINEの強み： 誰もが使い慣れており、24時間いつでもアクセスできる手軽さ
業務効率化： 手動だった名簿作成やメール送信がゼロに
成果の拡大： 事務負担が減った分、本来注力すべきイベント企画に力を注げる
デジタルツールは、園運営を支える「手段」です。たかさごスクールセントラル様の事例は、適切なツールを導入することで、先生方の負担を減らし、「地域の方に喜んでもらう」という園の温かい想いを、最大限に実現できることを示しています。
あなたの園でもLINEを活用して、先生方の負担を減らしながら、地域の方とのエンゲージメントを高めていく仕組みづくりを始めてみませんか？